Школа тайм-менеджмента планирование встреч и совещаний

<<Планирование встреч и
совещаний>>. Страшно подумать, сколько времени тратят люди в российских
компаниях, назначая, планируя и переназначая встречи. При том что
инструменты эффективного планирования (Outlook, Lotus ) обычно в компании
уже есть, но не используются эффективно.


Обратите внимание также на необычное событие из ближайших: веб-семинар
Сергея Бехтерева <<Майнд менеджмент>>. Используйте эту возможность, чтобы
узнать о новых технологиях управления временем и информацией, не выходя из
Вашего офиса.



КОРПОРАТИВНЫЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ


БЛИЖАЙШИЕ СОБЫТИЯ АКТУАЛЬНЫЕ ТЕМЫ




24 февраля, вторник Планирование встреч и совещаний


[ http://www.ov1.ru/company/news/ Начальник - секретарше:
detail.php?ID=71 ] Веб-семинар - Соберите всех сотрудников на совещание, срочно!
Сергея Бехтерева "Майнд-менеджмент" - По селектору?
- Нет, через "Одноклассников", так быстрей будет!!!



27 февраля 2009, пятница
Что происходит?



[ http://www.ov1.ru/services/events/
detail.php?ID=23 ] Интерактивный Бизнес-консультантам "Организации Времени" во время назначения и проведения
тренинг Эффективное планирование первых встреч с новыми Клиентами часто приходится слышать привычные многим
фразы:



28 февраля 2009, суббота
. <<К сожалению, не знаю, в какой переговорной будет Ваша презентация и

какое там есть оборудование. Ничем не могу вам помочь>>.
Тренинг в компьютерном классе 


. <<Ты не знаешь, где Иванов? У нас же вроде встреча какая-то должна была
быть, не могу его найти>>.
[ http://www.ov1.ru/services/events/
detail.php?ID=66 ] Тайм-менеджмент 

на Outlook
. "Наташа, обзвони всех вице-президентов за 10 минут до презентации и

напомни им о мастер-классе Глеба Архангельского, иначе опять все всё
забудут и начнем черт знает когда".


Можно назвать еще множество примеров, когда назначение внутренних встреч
Записаться на открытый семинар в превращалось в головную боль организатора, причем даже самого высокого
Москве, получить календарь открытых уровня. Причина этой проблемы одна. Если встречи и презентации давно стали
семинаров на 1 полугодие 2009 г.: [ одним из основных способов быстрой коммуникации и принятия коллегиальных
mailto:organizer@improvement.ru ] решений для всех Компаний, то процессы оперативного планирования и
organizer@improvement.ru, (499) подготовки этих встреч управляются на основе современных технологий
799-81-38, (495) 228-17-47 корпоративного тайм-менеджмента лишь в очень малом количестве Компаний.


Как создать корпоративную систему максимально быстрого и удобного
планирования и подготовки встреч и совещаний?

Что делать?

В личном тайм-менеджменте менеджеру, чтобы ничего не забыть, приходится
записывать напоминания в свою личную систему контроля задач и встреч. Для
создания корпоративной системы планирования совещаний и встреч такая

система создается уже на уровне всех сотрудников. На роль такой
корпоративной системы планирования отлично подойдут Microsoft Outlook,
РЕПОРТАЖИ О СОБЫТИЯХ Lotus Notes или SharePoint. Огромным преимуществом такой системы является
то, что она имеется уже в подавляющем большинстве Компаний - просто
необходимо научиться ею правильно пользоваться. Для того, чтобы внедрить
такую систему, необходимо осуществить ряд этапов:

1. Актуализировать проблему. Для этого необходимо показать менеджменту
важность проблемы (например, в одной крупной торговой Компании менеджеры в
среднем получали в день от коллег по 50- 60 телефонных звонков, многие из
которых были звонками от коллег о назначении и перенесении времени встреч.
Удавалось поработать только до начала рабочего дня и после рабочего дня, а

так же по выходным - все остальное время съедали постоянные переключения
внимания на телефонные звонки. После внедрения корпоративного
тайм-менеджмента на Outlook количество звонков резко сократилось до 15-20
звонков в день - вся информация о встречах стала поступать в Outlook и

автоматически изменяться в режиме онлайн. Причем эту информацию можно было
мониторить как через рабочий компьютер, так и через корпоративный
17 февраля 2009 коммуникатор, в случае, если менеджера не было на рабочем месте). Рассказ о
практической пользе внедрения создает отличную мотивацию быстро осуществить

внедрение.
[ http://www.ov1.ru/company/news/ 

detail.php?ID=68 ] Глеб
Архангельский принял участие в 2. Обучить менеджеров технологиям планирования времени на Outlook, Lotus
передаче "Апокриф", тема "Бег Notes, SharePoint и др. Для этого великолепно подходит формат поблочного
времени", на телеканале "Культура" обучения, когда тренинг разбивается на несколько частей, на каждой из
которых отрабатывается конкретный принцип планирования времени и

отрабатывается на дальнейшей практике: бюджетирование времени, планирование
встреч, контекстное планирование, контроль поручений и др.
13 февраля 2009


3. Сформировать корпоративный "Стандарт планирования встреч и совещаний на
[ http://www.ov1.ru/company/news/ Outlook, Lotus Notes, SharePoint и др.". Очень сложно управлять любыми
detail.php?ID=67 ] Прошел процессами, связанными с взаимодействием разных сотрудников, пока эти
мастер-класс Глеба Архангельского в процессы не прописаны, не согласованы и не доступны для ознакомления. Для
Академии Народного хозяйства управления корпоративным планированием достаточно разработать простые
памятки, в которых четко прописано, как поэтапно можно запланировать любую

встречу. После согласования с топ-менеджментом Компании можно переходить к
четвертому этапу.
13 февраля 2009


4. Обучение всех сотрудников Компании корпоративному стандарту планирования
[ http://www.ov1.ru/company/news/ встреч и совещаний. После завершения этого этапа Компания получает
detail.php?ID=69 ] Cостоялся оч работающую систему планирования встреч, совещаний и рабочего времени
ередной открытый семинар Сергея сотрудников. Например, при создании такой системы на Outlook для того, ч
Бехтерева <<Майн-менеджмент: тобы запланировать встречу, необходимо будет всего несколько секунд - для
управление потоками информации>> этого достаточно загрузить Календари всех приглашаемых на встречу
сотрудников и пригласить их на свободное время в Календаре.



12 февраля 2009
Результат!



[ http://www.ov1.ru/company/news/
detail.php?ID=54 ] Глеб Корпоративное внедрение тайм-менеджмента позволяет гарантированно
Архангельский провел мастер-класс добиваться повышения эффективности работы Компании за счет постепенного
Корпоративный тайм-менеджмент на поэтапного внедрения. Вы можете бесплатно выполнить первый этап уже сейчас.
Outlook и Exchange Для этого позвоните по номеру +7 (495) 228-17-47 и закажите бесплатную
диагностическую сессию бизнес-консультанта "Организации Времени" в Вашей

компании.

Если Вы хотите более подробно познакомиться с примером корпоративного
внедрения тайм-менеджмента на Outlook, Lotus Notes или SharePoint в
Компании численностью более 3000 человек, пришлите на адрес [
mailto:info@ov1.ru ] info@ov1.ru Ваши полные контактные данные, и мы
вышлем Вам бизнес-кейс с подробным описанием проекта.

Планируйте и добивайтесь запланированного!


ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ КОМПАНИЙ ВОПРОСЫ КОНСУЛЬТАНТУ


Презентация для руководства В моем списке дел на день всегда находится больше 30 задач.
компании


Часто я чувствую, что берусь за выполнение не самых приоритетных задач.
Хотите повысить эффективность
коллективной работы, использовать 

современные методы тайм-менеджмента?
[ mailto:info@improvement.ru ] Как правильно определить самые приоритетные задачи, чтобы можно было быстро
Закажите бесплатную презентацию у перейти к исполнению?
Вас в офисе (для регионов в
формате телеконференции). 


Игорь, Руководитель Департамента продаж.
<<Тест-драйв>> тренинг 


Уважаемый Игорь!
Задумываетесь об обучении 

тайм-менеджменту? [
mailto:info@improvement.ru ] При постоянной работе с большим списком задач приходится тратить много
Закажите бесплатный 1-часовой времени на его просмотр и анализ, так как человек не может держать в
экспресс-тренинг, познакомьтесь с области своего внимания больше 9 объектов. Если количество таких задач в
ТМ-технологиями в режиме реального списке больше 9, то появляется существенный риск того, что внимание будет
времени! уделено неприоритетной задаче. Поэтому старайтесь планировать количество
задач на день не более 9 в списке. Для этого очень удобно использовать

систему оперативного планирования Глеба Архангельского "День-Неделя-Месяц".
Получите бесплатно анкеты для 

ТМ-диагностики
Для того, чтобы определить наиболее приоритетные задачи из созданного Вами

списка, используйте метод попарного сравнения. Для этого сравнивайте по две
задачи, начиная снизу списка, и перемещайте наиболее приоритетную из них на
Хотите понять, как обстоят дела с один уровень вверх. Для этого удобно фиксировать задачи на отдельных
временем в компании и в вашей личной стикерах или в Заметках Outlook.
работе? [ mailto:info@improvement.ru
] Напишите нам и получите бесплатно 

комплект анкет, позволяющих
определить важнейшие направления Таким образом, в самом верху списка у Вас меньше чем за минуту окажется
повышения эффективности. самая приоритетная задача! Можно переходить к ее выполнению!


Пишите и звоните: [ Присылайте ваши вопросы на [ mailto:info@improvement.ru ]
mailto:info@improvement.ru ] info@improvement.ru с пометкой <<вопрос консультанту>>. Наши специалисты с
info@improvement.ru, (495) удовольствием ответят на них!
228-17-47, (499) 799-81-61



Пишите нам [ mailto:info@improvement.ru ] info@improvement.ru, звоните
(495) 228-17-47, (499) 799-81-61


Успевайте все!


Внимание! Все бесплатные материалы высылаются исключительно при указании
полных контактных координат: Ф.И.О., компания, должность, корпоративный поч
товый ящик.